Feedback

I många sammanhang är det viktigt med feedback eller återkoppling. Vi behöver veta hur det vi gör egentligen landar och hur andra ser på oss. Feedback i arbetslivet missförstås ofta som uppmuntrande ord i stil med “det gjorde du bra!” vilket i och för sig kan vara trevligt att höra, men inte hjälper oss att utvecklas.

Personligen tror jag mest på positiv feedback, det vill säga att med hjälp av konkreta exempel förstärka det som fungerar bra: “Såg du hur glad X blev när du sa x? Det har jag användning för när jag ska x” eller “Jag hörde av X att du gjorde x på mötet, vilket verkligen fick allas uppmärksamhet”. Positiv feedback är den roligaste vägen att försöka förändra någons beteende i önskad riktning. Positivt “skvaller”, att berätta om beröm som någon annan givit, (som i exempel två) är extra starkt.

Johari fönster

En modell för att tala om feedback och egna och andras bilder av oss är Johari fönster. Den har sitt namn efter konstruktörerna Joseph Luft och Harry Ingham. Som med alla modeller är den en förenkling, men den kan vara en utgångspunkt för reflektion kring oss själva och andra.

Klicka på bilden för en större version

Modellen visar dels fyra fält som vi alla kan sägas ha. Den öppna delen av oss själva visar vi för andra och andra är medvetna om den. Vi har även en sida som är blind för oss själva men som andra ser och en sida som vi själva känner till men gömmer bakom en fasad. Slutligen har vi en del som varken vi själva eller andra är medvetna om – den okända, omedvetna sidan. Ur den sägs kreativitet och oväntade handlingar springa, sådant som förvånar både oss själva och andra. Genom att bli mer tydliga kan vi minska vår fasad och genom ökad lyhördhet för feedback kan vi öka våra kunskaper om hur andra ser oss.

Modellen kan också användas för att tala om kommunikationsstilar bland människor. En del uppfattas som öppna, andra som mer slutna. En del verkar gömma sig bakom många frågor medan andra verkar vilja ta plats genom att tycka till om allt. Det är klokt att förhålla sig mer undrande än tvärsäker i samtal om hur du uppfattar människor runt dig, eftersom deras bild av situationen kan vara en annan.

Konstruktiv feedback

Ibland behöver vi ge varandra så kallad konstruktiv feedback. Det är ofta schysstare att berätta för människor om det är något som verkligen stör oss, än att låta bli. Risken är annars att ouppskattade beteenden i stället blir föremål för skvaller exempelvis i en arbetsgrupp eller mellan kamrater. Det kan i förlängningen leda till mobbning.

All feedback ska ges i ett gott syfte och inte i affekt. Börja med att fundera på vilket syfte du har med att framföra din feedback, vad du faktiskt vill uppnå för förändring. Fundera också över hur personen kan tänkas reagera på det du vill framföra. Negativ feedback är lättare att ta emot om du och den andre har en trygg relation och du fyra gånger av fem har gott att säga. Tala utifrån dig själv, i jag-budskap. Ta inte på dig att framföra “gruppens” åsikter eller någon form av allmänt tyckande.

Om du utifrån ovanstående finner att du har goda avsikter och är rätt person att framföra feedbacken, så finns det en modell för att lämna konstruktiv feedback:

  1. Berätta vilket beteende det handlar om, med så konkreta exempel du kan, utan att värdera: “När du kom försent till vårt möte i måndags…”
  2. Beskriv hur det får dig att känna: “… blev jag besviken…”
  3. Berätta vad du behöver: “… för jag behöver känna att vi jobbar tillsammans…”
  4. Avsluta med att uttrycka en önskan om förändring: “… så jag skulle önska att du försöker vara i tid nästa gång.”

Det är i sammanhanget viktigt att låta personen svara på kritiken, så att det blir en dialog. Det kan ju exempelvis vara så att personen själv gärna ville komma i tid till mötet, men att något oväntat hände på vägen. Om det handlar om en dålig vana (exempelvis att vara försenad), så kan det vara lämpligt att från början vara tydlig med att det inte är en engångshändelse du talar om och ge flera exempel.

Ta emot feedback

Personen som ska ta emot din feedback kan välja olika förhållningssätt till det du säger. Vi kan tala om en feedback-trappa.

När vi får konstruktiv feedback kan vi reagera på olika sätt. Den första reaktionen beror ofta på en känsla av skam. Det är klokt att försöka ta det lugnt och lyssna klart innan vi agerar. Första steget är att inte ta emot feedbacken, utan förkasta den (det stämmer inte/gäller inte mig). I nästa steg försvarar vi oss, ofta ganska häftigt. Tredje steget innebär att vi delvis tar till oss det som sägs, men vill förklara vårt agerande. I fjärde steget försöker vi vara lyhörda och förstå det som sägs. När vi har förstått feedbacken, kan vi välja om vi vill förändra oss eller förbli som förut.

Ett gott råd när någon ger dig feedback som känns utmanande att lyssna på är att fundera över vad personen vill säga och om du förstår vad som menas. Om inte, fråga efter förtydliganden! För att kunna förändra något behöver du veta vad som önskas.

Feedback Informed Treatment – FIT

Amerikanen Scott Miller är en av de främsta inom Feedback Informed Treatment (FIT). Han påminner yrkesverksamma om vikten av att efterfråga våra klienters/patienters åsikt om vår relation och sina framsteg. Han betonar att det inte spelar någon roll vilken arbetsmodell vi tror på, då 97% av behandlingsresultaten som beror på vår förmåga att skapa allians med klienten!

 

FIT handlar om att inhämta klienternas synpunkter (med hjälp av enkla verktyg) och att sedan korrigera verksamheten i enlighet med dem. Konsten här är att skapa ett klimat som tillåter konstruktiv feedback – annars får vi bara höra att “det är bra”. En extra utmaning i sammanhanget är att relationen är asymmetrisk och behandlaren har mer makt än klienterna/patienterna. Därför är det viktigt att verkligen bjuda in till och visa sig intresserad av den feedback som ges. De allra flesta människor testar lite försiktigt först och om det tas väl emot blir vi modigare. 

Vill du veta mer om FIT och de verktyg som används kan du läsa på Scott Millers hemsida. En av Sveriges mest kunniga när det gäller FIT är Niklas Waitong , så är du mer intresserad kan jag rekommendera en kontakt med honom.